Það fyrsta sem útflytjandi þarf að huga að er hvort úrgangurinn sé skilgreindur sem hættulegur, þ.e. spilliefni. Sú skilgreining er í REGLUGERÐ um skrá yfir úrgang og mat á hættulegum eiginleikum úrgangs nr. 1040/2016, þar sem stjörnumerktir úrgangsflokkar eru hættulegur úrgangur.
Áður en sótt er um leyfi til útflutnings á hættulegum úrgangi, þarf að vera búið að semja um viðtöku og úrvinnslu á úrganginum í móttökulandi. Þar næst þurfa útflytjendur að óska eftir að fá númer á fyrirhugaðan útflutning sem Umhverfisstofnun úthlutar. (IS XXX XXXXXX) Númerið er síðan notað á umsókn um leyfi til útflutnings hættulegs úrgangs. Fullnægjandi umsóknargögn þurfa að innihalda:
Staðfesting kemur frá yfirvaldi í móttökulandi eftir u.þ.b. 30 daga ef umsóknin er samþykkt. Stundum eru gerðar athugasemdir við gögn útflytjanda, sem þarf að bregðast við.
Bæði móttökuland og útflutningsland þurfa að gefa staðfestingu og tilkynna öllum aðilum málsins ákvörðun sína áður en útflytjandi má hefja útflutning (written consent to shipment).
Þegar staðfesting liggur fyrir, getur útflutningur hafist. Hverri sendingu þarf að fylgja útfyllt eyðublað ANNEX 1b sem tengt er viðkomandi leyfi, þar sem fram kemur sendingardagur og magn þess úrgangs sem sent er hverju sinni og raðnúmer sendingar. Þetta þarf að senda með pdf skjali í tölvupósti með þriggja vinnudaga fyrirvara til yfirvalda beggja landa, móttakanda og allra yfirvalda þeirra landa þar sem komið er við á leiðinni á áfangastað. Þegar viðtakandi og úrvinnsluaðili tekur við sendingu á hann að senda staðfestingu þess efnis til yfirvalda. Þegar viðtakandi hefur endurunnið eða fargað viðkomandi úrgangi sendir hann staðfestingu þess efnis til sendanda úrgangs ásamt yfirvöldum í móttöku- og sendingarlandi.
Leyfin gilda yfirleitt í eitt ár (geta verið upp í þrjú ár) og eru takmörkuð bæði af heildarmagni úrgangs og fjölda sendinga. Þetta þarf að hafa í huga þegar áætlaður er fjöldi sendinga og heildarmagn úrgangs í umsókn leyfis fyrir útflutningi.