Umhverfisstofnun var meðal þeirra 18 verkefna sem valin voru úr hópi 62 sem tilnefnd voru til Nýsköpunarverðlauna í opinberri þjónustu. Verkefni stofnunarinnar var um breytingar á upplýsingamiðlun til almennings og meðhöndlun gagna. Verkefnið snýr að tveimur þáttum, annars vegar upplýsingamiðlun til almennings um mengun og hins vegar notkun upplýsingatækni í eftirliti með mengandi starfsemi.

Upplýsingamiðlun til almennings

Í nýlegri rannsókn kemur fram að um 80% landsmanna telja eftirlitsstofnanir leyna mikilvægum upplýsingum og að mikilvægt sé að tryggja rétt og aðgengi almennings að upplýsingum. Í þeim efnum sé horft til þess að gögn séu aðgengileg opinberlega, t.d. á vef, beint og milliliðalaust. Það er sú leið sem Umhverfisstofnun valdi og mun fylgja.

Á árinu 2008 voru upplýsingar um eftirlit með mengandi starfsemi geymdar í skjölum á diskadrifum eða í skjalagrunni. Eftirlitsskýrslur voru ósamræmdar. Yfirlit um stöðu eftirlits eða mála var erfitt að nálgast. Á vefnum voru engar upplýsingar úr eftirliti. Ekki var til skýrt verklag um hvenær og hvernig skyldi upplýsa almenning um losun mengandi efna.

Umhverfisstofnun ákvað á árunum 2008-2009 að auka verulega gagnsæi og upplýsingamiðlun um eftirlit með mengandi starfsemi. Á umhverfisstofnun.is eru frá mars 2011 birtar allar eftirlitsskýrslur, upplýsingar um þvingunarúrræði og sértækar mælingar. Almenningur getur fylgst með stöðu mála í sínu nágrenni með einföldum hætti. Fjölmiðlar geta nálgast mikilvægar upplýsingar hratt og örugglega. Gagnsæið eykur traust á eftirlitinu og á þeim aðilum sem eru undir eftirliti og standa sig vel en ýtir við þeim sem gera það ekki.

Upplýsingarnar eru vistaðar á sérstöku vefsvæði um mengandi starfsemi.

Í gæðakerfi stofnunarinnar (sem er ISO 9001 vottað) er nú verkferli um hvenær og með hvaða hætti upplýsingum um losun mengandi efna skuli komið á framfæri við almenning. Alltaf þegar fyrirtæki er áminnt fyrir að standast ekki kröfur um losun mengandi efna (eða hefur ekki skilað inn gögnum til þess að skera úr um hvort starfsemin sé innan marka) er sett frétt á umhverfisstofnun.is þess efnis sem og send fjölmiðlum.

Upplýsingatækni

Eftirlit með mengandi starfsemi var samræmt og eflt og búinn til gagnagrunnur, af starfsfólki Umhverfisstofnunar, þar sem safnað er saman upplýsingum úr eftirliti sem og um beitingu þvingunarúrræða. Grunnurinn gerir eftirlitsmönnum kleift að skrá í grunninn í gegnum spjaldtölvur í eftirlitinu sjálfu, taka myndir, kvikmyndir og tala inn minnispunkta.

Í honum er auðvelt að leita og skoða upplýsingar úr eftirliti og fá út yfirlit yfir t.d. fjölda frávika, eftirlitsferða og önnur atriði. Með grunninum er miðlæg söfnun upplýsinga auðvelduð og einfölduð sem tryggir öruggari vörslu og söfnun gagna, samræmi í verklagi, yfirsýn yfir stöðu mála og gefur möguleika á frekari birtingu upplýsinga um eftirlit á vefnum. Hann býður einnig upp á rafrænar eftirlitsskýrslur og útgáfustjórnun á skjölum ásamt áminningakerfi.

Skjáskotið er af skýrslugerð á spjaldtölvu í eftirliti.

Framkvæmd

Í kjölfar greiningarvinnu og stefnumótunar á árunum 2008 og 2009 var ákveðið að gera nýtt vefsvæði fyrir Umhverfisstofnun þar sem aukin áhersla væri lögð á miðlun upplýsinga almennt en þó sérstaklega til almennings. Á eldra vefsvæði stofnunarinnar frá 2003 var lítið af efni og upplýsingum sem var sérsniðið fyrir almenning. Stefnt var að því að opna vefinn á árinu 2010.

Samhliða því var unnið að samræmingu og breytingum á eftirliti með mengandi starfsemi hjá stofnuninni. Hluti af þeirri vinnu var samræning og breytingar á eftirlitsskýrslum sem svo átti að birta á umhverfisstofnun.is.

Á fyrri hluta árs 2010 sendi stofnunin öllum þeim aðilum sem eru undir eftirliti, bréf þar sem greint var frá fyrirætlunum um að birta eftirlitsskýrslurnar opinberlega og gefið færi á að koma með athugasemdir og umsagnir. Fyrirætlanirnar voru einnig kynntar hagsmunasamtökum, bæði á sviði náttúruverndar og atvinnulífsins. Fáar athugasemdir bárust og voru flestir sáttir eða ánægðir með framtakið.

Vegna niðurskurðar hjá hinu opinbera tókst ekki að opna nýjan vef á árinu 2010. Ákveðið var að opna nýja vefinn og birta eftirlitsskýrslurnar og önnur gögn á ársfundi Umhverfisstofnunar í mars árið 2011. Það tókst og síðan þá hafa eftirlitsskýrslur verið aðgengilegar öllum. Sérstakt undirvefsvæði geymir síður yfir alla þá aðila sem stofnunin hefur eftirlit með. Þannig má fylgjast með hverju eftirliti fyrir sig. Á vefsíðunni er starfsemi flokkuð og svo aftur landshlutaskipt þar sem um mjög marga aðila er að ræða til þess að einfalda aðgengi. Einnig er hægt að komast inn á síður hvers fyrirtækis í gegnum kortavalmynd sem er aðgengileg í gegnum forsíðu umhverfisstofnun.is (fyrirhugað er að gera kortavalmyndina enn aðgengilegri). Hver sem er getur þannig nálgast eftirfarandi upplýsingar um hvern og einn eftilitsskyldan aðila:

• Starfsleyfið sjálft, þar sem koma fram upplýsingar um kröfur og mörk mengunar sem og gildistíma.
• Eftirlitsskýrslur frá árinu 2011, þar sem kemur fram hvort frávik hafi fundist við eftirlit.
• Þvingunarúrræði frá árinu 2011. Alltaf þegar fyrirtæki er áminnt fyrir að víkja frá kröfum birtum við áminningarbréfið á vefsvæði viðkomandi fyrirtækis. Þá er einnig birt bréf sem gefa til kynna að brugðist hafi verið við áminningunni og að starfsemin uppfylli kröfur.
• Mælingar frá árinu 2011. Við birtum allar mælingar sem eru í skjölum og koma t.d. frá mælingaraðilum á borð við Nýsköpunarmiðstöð. (Í framtíðinni er stefnt að því að allar mælingar verði birtar í gegnum miðlæga gagnagrunninn sem er í vinnslu og þróun.)

Samhliða opinberu birtingunni var ákveðið að búa til feril um hvenær og hvernig almenningur skyldi upplýstur um losun mengandi efna. Umhverfisstofnun vann þá að innleiðingu gæðakerfis í samræmi við ISO 9001 og 14001 staðla og var ákveðið að ferillinn yrði hluti af kerfinu. Ákveðið var að alltaf þegar fyrirtæki er áminnt fyrir að standast ekki kröfur um losun mengandi efna (eða hefur ekki skilað inn gögnum til þess að skera úr um hvort starfsemin sé innan marka) er sett frétt á umhverfisstofnun.is þess efnis sem og send fjölmiðlum. Ferlið tryggir þannig að almenningur fái alltaf upplýsingar um það þegar fyrirtæki tekst ekki að halda sig innan marka og fær á sig áminningu. Sama ferli er notað þegar ganga þarf lengra og beita dagsektum eða takmörkunum á starfsemi. Sömuleiðis er greint frá öllum sértækum mælingum (en tengjast ekki beint eftirliti stofnunarinnar) sem gætu varðað heilsu og öryggi almennings og umhverfis með sama hætti.

Á árinu 2011 var svo ráðist í gerð gagnagrunns fyrir eftirlitið þar sem safnað væri saman upplýsingum úr eftirliti sem og utanumhald um eftirfylgnina og beitingu þvingunarúrræða. Grunnurinn gerir eftirlitsmönnum kleift að skrá í grunninn í gegnum spjaldtölvur í eftirlitinu sjálfu. Hægt er að geyma í honum skjöl, myndir sem og aðrar upplýsingar.

Grunnurinn einfaldar og samræmir eftirlitið þar sem skýrslur og reitir eru eins hjá öllum. Í honum safnast saman á einum stað upplýsingar um hverja eftirlitsferð fyrir sig sem og upplýsingar um þá aðila sem eru undir eftirliti. Þannig er auðvelt að leita og skoða upplýsingar úr eftirliti og fá út yfirlit yfir t.d. fjölda frávika, eftirlitsferða og önnur atriði.

Sömuleiðis einfaldar grunnurinn verkstjórn og verkefnavinnu þar sem fléttað er inn í kerfið þeim þáttum sem snúa að verkferlinu, s.s. að senda skýrslur á viðeigandi stað og skráir þá kerfið hvenær það var gert. Þannig má fylgjast með stöðu mála, hvar mál eru stödd og með einföldum hætti sækja allar upplýsingar.

Stefnt er að því að safna enn frekari gögnum í grunninn á næstunni, s.s. mælingum úr eftirliti og öðru sem við prófun kemur í ljós að sé til hagræðis. Í framhaldinu er gert ráð fyrir að búin verði til tenging á milli eftirlitgrunnsins og umhverfisstofnun.is þannig að öll gögn, s.s. þau sem nefnd voru að ofan auk mælinga, birtist sjálfkrafa á vefnum þegar þær eru tilbúnar. Það sparar vinnu og tryggir að upplýsingar séu komnar inn eins fljótt og auðið er.

Ávinningur

Frá og með 2011 getur hver sem er nálgast upplýsingar um stöðu mála í öllu eftirliti Umhverfisstofnunar, hvenær og hvar sem er. Af því hlýst margvíslegur ávinningur. Almenningur getur fylgst með stöðu mála með einföldum hætti og látið sig málin varða. Upplýsingarnar nýtast ekki bara hvað mengunina sjálfa varðar heldur einnig t.d. í umræðu um skipulagsmál. Fjölmiðlar geta sótt mikilvægar upplýsingar hratt og örugglega. Gagnsæið eykur traust á eftirlitinu og á þeim aðilum sem eru undir eftirliti og standa sig vel. Loks er birtingin líkleg til þess að hafa hvetjandi áhrif á fyrirtæki til þess að standa sig vel þar sem almenningi er gert ljóst þegar svo er ekki og það hefur áhrif á ímynd viðkomandi fyrirtækja.

Í nýlegri rannsókn Jóhönnu Gunnlaugsdóttur, prófessors í upplýsinga- og skjalastjórn við HÍ kemur fram að almenningur telur stjórnvöld leyna mikilvægum upplýsingum sem eiga erindi við almenning. Þar kemur m.a. fram að um 80% landsmanna telja að eftirlitsstofnanir leyna mikilvægum upplýsingum og að mikilvægt sé að tryggja rétt og aðgengi almennings að upplýsingum. Í þeim efnum sé horft til þess að gögn séu aðgengileg opinberlega, t.d. á vef, beint og milliliðalaust. Það er sú leið sem Umhverfisstofnun valdi og mun fylgja.

Kostnaður við birtingu gagnanna á vefnum er óverulegur og mun lækka þegar gögnin fara beint úr gagnagrunni og á vefinn. Kostnaður við vinnslu og rekstur gagnagrunnsins er umtalsvert lægri en stærri gagnagrunnskerfi sem algengt er að opinberar stofnanir hérlendis sem erlendis notast við.

Umhverfisstofnun hyggst halda áfram að þróa leiðir í upplýsingamiðlun og upplýsingatækni á næstu misserum. Allar ábendingar er vel þegnar.